veröffentlicht am 21.04.2022; AutorIn: Ulrike Streicher (WeCo) und Benjamin Schulze

Das „Onboarding“ will das Gut-Ankommen leicht machen

Demographischer Wandel und zunehmender Wettbewerb zwischen den Regionen haben die Arbeitsmarktverhältnisse umgekehrt: Es reicht in vielen Branchen nicht mehr aus gegenüber potenziellen Bewerbenden eine offene Stelle zu signalisieren, um diese qualitativ neu zu besetzen. Stattdessen müssen sich Arbeitgeber immer mehr ins Zeug legen, um Stellen erfolgreich zu besetzen. Im sogenannten „War for Talents“ (Begrifferlärung im Glossar) hat das Personalmanagement das „Onboarding“ („An-Board-Nehmen“) als bedeutenden Prozess der systemematischen Einarbeitung identifiziert. Viele BewerberInnen erwarten heute vom neuen Arbeitgeber eine professionelle Integration: „Onboarding“ ist heute Standard.

Onboarding für ausländische Fach- und Führungskräfte

In der aktuellen Konjunkturumfrage der Deutschen Industrie- und Handelskammer sehen 38 Prozent der Unternehmen den Fachkräftemangel als Geschäftsrisiko Nr. 1. Dass der deutsche Arbeitsmarkt zunehmend unter Druck gerät, ist vor allem auf den demografischen Wandel zurückzuführen: Die Generation der „Baby-Boomer“ (Geburtenjahrgänge zwischen 1955 und 1969) geht in Rente und Ruhestand, während weniger junge Menschen in den Arbeitsmarkt nachfolgen. Um dem entgegenzuwirken bräuchte Deutschland eine jährliche Nettozuwanderung von 400.000 Arbeitskräften. In einigen Berufsparten, wie bspw. der Pflege, ist die Zusammenarbeit mit und die Integration von ausländischen Fachkräften deswegen längst weitverbreitete Realität. Doch der Weg zur Integration dieser Fachkräfte ins Team ist oft steinig: Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen beginnt das schon bei der Rekrutierung von internationalen Fachkräften. Aber auch wenn die internationale Fachkraft gefunden ist, lauern bereits die nächsten Stolperfallen. Denn bei deren Integration ins Unternehmen, dem „Onboarding“, gilt es oft den Spagat zwischen der Initiierung eines prozessoptimierten Ablaufes und dem Aufbau einer Willkommens- und Bleibekultur zu meistern. Der Prozess unterteilt sich dabei in drei Phasen: das Preboarding, die Orientierungs– und die Integrationsphase, die im Folgenden genauer vorgestellt werden.

Preboarding: Wo fängt das „An-Bord-holen“ an?

Um die Investition in den Rekrutierungsprozess zum Erfolg zu führen, beginnt das Onboarding direkt nach Vertragsunterschrift der internationalen Fachkraft, also vor dem Arbeitsbeginn. Das Preboarding bedeutet zunächst vor allem Bürokratie. Hat man sich für eine/n Drittstaaten-Angehörige/n entschieden, ist es Zeit sich mit der Beantragung des Arbeitsvisums und je nach Berufsparte auch mit der Anerkennung des Berufsabschlusses auseinanderzusetzen. Zwar wurden mit der Einführung des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes im Jahr 2020 Verfahren und Prozesse vereinfacht, doch das bewahrt den/die PersonalerIn nicht unbedingt vor Überraschungen im Behörden-Dschungel. Darüber hinaus hat der Arbeitgeber gegenüber seiner neuen Fachkraft eine gesteigerte Fürsorgepflicht, die u. a. Erläuterungen zur deutschen Kranken- und Sozialversicherung beinhaltet. Auch die Anmeldung vor Ort sowie die damit einhergehende Beantragung einer Steuer ID und die Eröffnung eines Bankkontos sind organisatorische Belange, die nicht aus den Augen verloren werden dürfen. Neben den bürokratischen Hürden gilt es besonders auch den Blick auf das soziale und alltägliche Leben zu richten. Denn nur wenn sich die internationale Fachkraft auch über das Fachliche hinaus wohl fühlt, kann die Integration gelingen. In Deutschland wird das Privatleben oft und gerne vom Arbeitsleben getrennt – gerade bei der Betreuung von Expats (Kurzform für „Expatriate“, Auswärtige) sollte dies aber vermieden werden. Vielmehr benötigen diese gerade auch im Privaten Unterstützung, z.B. bei alltäglichen Fragestellungen, wie der Wohnungssuche, der Beschaffung eines Handys sowie eines Internet- oder Stromanschlusses. Je nach persönlicher Situation ist es sinnvoll, auch die mit nach Deutschland ziehenden Familienmitglieder in den Prozess einzubinden: Wird eine Kinder- oder Schulbetreuung benötigt? Benötigt auch der/die PartnerIn einen Arbeitsplatz?

In Südniedersachsen unterstützt das Welcome Centre sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen bei allen Angelegenheiten und Fragen rund um das Besser-Ankommen. Die erfahrenden BeraterInnen können bereits in Bewerbungsgespräche eingebunden werden, beraten gerne über Wohnmöglichkeiten, verschaffen bei Orientierungsgespräch oder Look-and-See-Trip wichtige Einblick in lokale Gegebenheiten, unterstützen professionell beim Umsiedlungsprozess und stehen den neuen ArbeitnehmerInnen als unmittelbarer Ansprechpartnerinnen mit Rat und Tat für alltägliche Fragen zur Seite.

Sie finden hier eine Übersicht der angebotenen Services.

Orientierungsphase: Gut angekommen in Deutschland?

Um die zweite Phase des Onboarding-Prozesses, die Orientierungsphase, vor Ort vorzubereiten, sollte ein Schwerpunkt auf die Aneignung ausreichender Deutschkenntnisse gelegt werden. Entsprechende Kurse können sowohl vorab online belegt oder auch in Präsenzveranstaltungen vor Ort geplant werden. Gleiches gilt für interkulturelle Trainings oder speziellere Kursangeboten für Menschen mit Migrationshintergrund, die ein besseres Verständnis der deutschen Kultur fördern, aber auch als Ort des Social Networkings fungieren (können). Steht die Ankunft der internationalen Fachkraft kurz bevor, ist es zudem wichtig die lokalen MitarbeiterInnen in die Vorbereitungen einzubeziehen: Wer kann sich vorstellen den/die MitarbeiterIn als MentorIn zu begleiten? Wie soll der konkrete Einarbeitungsplan aussehen und wie die ersten Arbeitstage? Hierbei kann die Erstellung einer Willkommensmappe für die internationale Fachkraft hilfreich sein, in der diese alle wichtigen Informationen rund um den Start in Deutschland findet (Hilfestellungen sind sich z.B. hier). Auf fachlicher Ebene kann in der Orientierungsphase, die bis zu drei Monate nach Arbeitsbeginn andauert, die gemeinsame Erarbeitung einer Zielvereinbarung mit dem Vorgesetzten bei der Eingewöhnung unterstützen. Diese sollte der internationalen Fachkraft zum einen eine gewisse Integrationszeit im Betrieb gewähren, ihr aber zum anderen auch ihr Entwicklungspotenzial aufzeigen.

Integrationsphase: Bleiben oder Zurückkehren?

Die Integrationsphase, als letzte Phase des Onboarding, ist besonders durch regelmäßige Feedbackgespräche mit der/dem MitarbeiterIn geprägt. Diese verfolgen u. a. das Ziel, weiteren Unterstützungsbedarf zu erkunden und ggfs. Maßnahmen zu ergreifen. Um die Kooperation und Zusammenarbeit der KollegInnen zu stärken, können sich dabei spezielle Trainingsangebote auch an lokale MitarbeiterInnen richten. Informationen, Begleitung und Seminare rund um den Onboarding-Prozess internationaler Fachkräfte sind auch beim IQ Netzwerk Niedersachsen zu finden. In dieser letzten Phase, die bis zu einem Jahr nach Einstellung andauern kann, zeigt sich, ob es dem Unternehmen gelungen ist, eine positive Willkommens- und Bleibekultur aufzubauen.